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高校档案员工作现状之我见

出处:论文网
时间:2019-04-02

高校档案员工作现状之我见

  高校档案可以展示高效发展的历程,也是高校重要基础工作之一。同时也是体现高校管理水平的一种方式。随着高校招生人数的增加,高校信息化建设的推进,高校档案管理工作则对高校档案员提出更高的要求。

  目前,大多数高校的档案管理工作是由高校各部门、各院系的兼职人员和高校档案管理部门的专职档案员共同完成。所以,档案管理员的年龄结构、专业性质等等则是档案员队伍的重大问题,也造成了档案员不良的工作现状。

  工作现状一:领导不重视

  任何一项工作成绩的取得都和领导的关注、重视密不可分。高校档案工作重在经年累月,随着时间的推移,方能显示档案的重要作用。高校档案员常年处在收收捡捡、平淡无奇、默默无闻的工作状态。工作虽细小,但非常重要,由于工作性质,所以常常被领导忽视。

  工作现状二:档案员安于现状

  领导不重视,专、兼职档案员的档案意识不强,认为档案工作只是学校众多的辅助工作之一,待遇也不如其他的部门。所以,档案员一般只是认真完成本职工作:按规定的时间、要求完成每年度的档案材料的收集、整理、归档、上架和平时的档案基本维护等工作,一般都是被动工作。大家抱着不求出成绩,但求无过错的心态完成每年度的工作任务。

  工作现状三:档案员学习不主动

  目前,各高校从事档案工作的专、兼职档案员大多不是专业的班科出身,而且年龄大多数在40岁以上,女同志居多。女同志一般在都在生活中承担太多的压力,所以大家都只要求认真完成本职工作,对于高校档案工作科学化、信息化的要求,大家也秉着不出错,能简单操作,没有主动的专研专业理论知识、参加各级档案管理部门主办的业务培训。

  工作现状四:档案员工作缺乏创新

  领导是重视度不够,档案员学习也不主动,面对繁杂的档案信息也没有能更进一步的去进行档案信息化处理。大家只是满足常规工作的完成,却不考虑档案工作能否更科学、高效的为学校服务?!没有考虑如何更科学的去管理、利用高校档案,完成学校年鉴、校史的编纂工作等等。

  如何改变当前的工作现状呢,本人认为可以从以下几方面着手:

  一、加强领导重视,引进专业人才

  高校每年的人才引进计划中,也含有引进档案专业人才计划,只要领导重视,把计划落到实处,引进档案专业的本科生、研究生来充实档案队伍,改变档案队伍的年龄结构,让档案管理队伍充满青春与活力。对现在职的专、兼职档案员则定期加强专业知识的培训,并在学习经费和时间上给予支持。只有引进专业人才和在职人员的培训力度,才能提高档案员队伍的专业素养和业务能力。

  二、提高档案员档案意识,加强业务培训

  高校应该对所有在职档案员(不论专职、兼职),都应该加强专业的理论学习。自己组织专、兼职档案员进行业务学习或积极参加各级档案管理部门组织的业务培训。只有不断充实自己,提高档案意识,熟悉档案专业知识,提高档案计算机管理水平,使本校的档案管理工作跟上学校的信息化建设,更好的完成档案管理工作。

  只有提高档案员的档案意识,才能有效的、及时的、完整的收集档案材料,完成教师人事档案、学生学籍档案材料的整理、归档工作。只有所有的专兼职档案员了解高校档案对高校工作的重要性,认识新形势下的高校档案工作的重要作用和地位,认识到自身工作的价值,增强档案工作的荣誉感,只有真正从思想上重视档案工作,才能发挥高校档案的价值。

  三、增强档案员服务意识,提高创新能力

  高校档案管理虽不是高校重要的的岗位部门,但也是必不可少的部门。高校档案员应该把被动服务师生变为主动服务师生。原来档案员都是坐在办公室等人上门,领导要啥咱找啥;等着各院系、各部门兼职档案员将所需的归档材料送上门。随着时代的发展,数字化、信息化的推进,档案员也应更新观念和工作方法,努力使高校档案管理工作适应新形势,从而积极主动的面对师生服务。主动上门、及时的收集、整理应归档的文字、声像、实物材料。与各院系、各部门主动配合、协调工作。只有拥有现代化、科学的创新理念,在实践工作中不断创新、深化工作内涵,才会使高校档案管理工作更上一个新的台阶。

  四、建立奖励机制,加强经费投入

  高校领导只有从思想上认识到高校档案的重要性,加强硬件的投入、软件升级,给高校档案员们一个能拓展的空间,才能激发档案员的工作热情。除此外,高校档案部门是高校人数较少的部门,常常被忽视,只有制定完善的管理制度、统一的评价标准,给档案员提供一些晋级机会,做到有职务、有职称、有指标,不忽视他们的存在,提高他们的工作待遇,这样才能提高档案员的工作积极性,工作有目标才能做得更好。

  高校档案管理部门是一个小而精的部门,人不多,但工作很重要,只有从根本上了解高校档案管理工作,认识到档案管理的重要性,不忽视这个群体的存在。定期组织或提供培训机会,提高档案员的专业水平和工作积极性,这样才能使高校档案管理工作更好的为高校的教学、科研服务,发挥高校档案在学校建设中的作用,才能让高校档案员在本职岗位上为学校基础工作做出应有贡献。

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